RODO: Wzory Zgód Marketingowych

Zgoda marketingowa – co to takiego?

Zgoda marketingowa to dokument, który określa warunki, na jakich osoby, których dane osobowe są przetwarzane w celach marketingowych, wyrażają na to zgodę. Według RODO zgoda musi być wyrażona w sposób jednoznaczny i dobrowolny. Firmy i organizacje są zobowiązane do udokumentowania tych zgód oraz do informowania klientów o celach przetwarzania ich danych.

Aby dobrze sformułować zgody na przetwarzanie danych osobowych w celach marketingowych, warto zaznajomić się wcześniej z definicją RODO.

Zgody na przetwarzanie danych powinny zawierać informacje, takie jak:

• Cel przetwarzania danych
• Podmioty przetwarzające dane
• Prawo do cofnięcia zgody
• Okres przechowywania danych
• Informacje kontaktowe

Cel przetwarzania danych

Zgoda powinna precyzyjnie określać, w jakim celu dane osobowe zostaną wykorzystane, czy chodzi o przesyłanie informacji marketingowych, ofert handlowych czy badania rynku.

Podmioty przetwarzające dane

Jeśli dane osobowe są udostępniane innym podmiotom (np. agencjom marketingowym), zgoda powinna to jasno określać.

Prawo do cofnięcia zgody

Osoba, która wyraziła zgodę, powinna mieć świadomość, że może ją w dowolnym momencie wycofać bez podawania przyczyny.

Okres przechowywania danych

Treść zgody może określać, przez jaki czas dane będą przechowywane w celu prowadzenia działań marketingowych.

Informacje kontaktowe

Zgoda powinna zawierać informacje kontaktowe firmy lub organizacji, aby osoba udzielająca zgody mogła się skontaktować w sprawie swoich danych.

Przesyłanie informacji handlowych drogą elektroniczną

Przetwarzanie danych osobowych w celach marketingowych prowadzonych drogą elektroniczną podlega takim samym wymogom RODO. Zgoda musi jasno informować o celu prowadzenia działań, czyli o przekazywaniu treści reklamowych i przesyłaniu innych informacji handlowych.

Klauzule i formularze uzyskiwania zgód powinny być łatwo dostępne na stronach firm, a sam proces zgłaszania chęci otrzymywania informacji handlowych powinien być prosty i intuicyjny.

Ogólne zasady tworzenia zgód marketingowych

Warto zaznaczyć, że wyrażenie zgody przez osobę, której dane dotyczą, jest kluczowe.

Zgodnie z przepisami RODO w treści musi znaleźć się nie tylko oświadczenie wyrażające zgodę, ale także informacje dotyczące sposobu przetwarzania danych, praw osoby, której dane dotyczą, oraz kontakt do administratora danych.

Treść zgód powinna także wskazywać, jakich komunikatów po wyrażeniu zgody może spodziewać się odbiorca.

Wymogi stawiane zgodom marketingowym według RODO

W przepisach RODO zawarto szereg konkretnych wymogów dotyczących zgód marketingowych. Są to m.in.:

• Zrozumiałość i jednoznaczność: Zgoda musi być zrozumiała dla każdej osoby, która ją udziela. Nie może być ukryta w długim tekście czy sformułowana w sposób, który może wprowadzać w błąd.
• Dobrowolność: Wyrażenie zgody nie może być warunkiem skorzystania z usługi lub produktu, jeśli to nie jest niezbędne do realizacji umowy.
• Łatwość wycofania zgody: Osoby, które udzielają zgody, muszą mieć możliwość łatwego jej wycofania. Proces wycofywania zgody powinien być równie prosty jak jej udzielenie.
• Dokumentacja: Firmy i organizacje muszą być w stanie udokumentować, że osoby wyraziły zgodę na przetwarzanie ich danych. Dlatego ważne jest przechowywanie podpisanych wzorów zgód w bezpieczny sposób.
• Świadomość osoby udzielającej zgody: Osoba udzielająca zgody musi mieć pełną świadomość, jakie rodzaje informacji handlowych będą jej przesyłane, jakie dane będą przetwarzane, oraz że może zrezygnować z tego typu komunikatów w dowolnym momencie, bez konieczności podawania przyczyny.

Najważniejsze kwestie związane z procesem uzyskiwania zgód

Podczas uzyskiwania zgód marketingowych od klientów należy wziąć pod uwagę kilka istotnych kwestii, którymi są:

• Transparentność: Informuj klientów w jasny i przejrzysty sposób o tym, jakie dane będziesz przetwarzać i w jakim celu. Unikaj ukrytych klauzul, małego druku, innego koloru i niejasnych sformułowań.
• Łatwość dostępu do informacji: Udostępnij klientom pełne informacje o polityce prywatności i zgodach na swojej stronie internetowej i w innych materiałach marketingowych.
• Zautomatyzowane narzędzia: Rozważ wykorzystanie narzędzi do zarządzania zgodami i przetwarzaniem danych, które ułatwią proces zarówno klientom, jak i twojej firmie.
• Edukacja pracowników: Upewnij się, że pracownicy odpowiedzialni za zbieranie zgód są odpowiednio przeszkoleni i rozumieją zasady ochrony danych osobowych.

Przykład zgody marketingowej – klauzula z przyciskiem

Klauzula z przyciskiem to tekst umieszczony tuż nad lub pod przyciskiem formularza. Można z niej skorzystać, kiedy cel zebrania i przetwarzania danych jest jednoznaczny, np. w przypadku konieczności otrzymania od użytkownika zgody na wysyłkę newslettera lub e-booka.

W treści zgody powinien znaleźć się odnośnik do Polityki Prywatności. Jeśli nie wiesz, jak sformułować taki dokument, sprawdź nasz wzór Polityki Prywatności dla RODO.

W Landingi taką klauzę dodasz do formularza przy pomocy widgetu tekstowego przeciągniętego w odpowiednie miejsce koło przycisku.

Wzór zgody RODO – wersja polska

Zapisując się do newslettera/Pobierając e-booka, wyrażam zgodę na otrzymywanie informacji handlowych od ABC sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, ul. Kowalskiego 1 (Administrator Danych). Wyrażenie zgody jest niezbędne do realizacji umowy. Mogę cofnąć zgodę w każdym czasie. Dane będą przetwarzane do czasu cofnięcia zgody.

Administrator przetwarza dane zgodnie z Polityką Prywatności. Mam prawo dostępu do danych, sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo sprzeciwu, prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego lub przeniesienia danych.

Wzór zgody RODO – wersja angielska

By subscribing to a newsletter/downloading an e-book, I agree to receive commercial information from ABC LLC. located in Washington, DC, Main Road 1 (Data Administrator). I can withdraw my consent at any time. The data will be processed until the consent is withdrawn.

The Data Administrator processes data following the Privacy Policy. I have the right to access, rectify, delete or limit processing of the data, the right to object, the right to submit a complaint to the supervisory authority or transfer the data.

Przykład zgody marketingowej – klauzula z checkboxem

Klauzula z checkboxem jest nizbędna, gdy chcesz uzyskać zgodę RODO na różne formy działań marketingowych. Checkbox najczęściej umieszczony jest w okolicach przycisku formularza. Pamiętaj, że zgodnie z RODO wstępnie zaznaczone pola wyboru są niedozwolone.

W Landingi taką klauzę dodasz do formularza na landing page'u przy pomocy pola Checkbox dostępnego w ustawieniach formularza.

Wzór zgody RODO – wersja polska

[ ] Wyrażam zgodę na otrzymywanie newslettera i informacji handlowych od ABC [*czytaj więcej]

[*czytaj więcej] Zgoda jest dobrowolna. Mam prawo cofnąć zgodę w każdym czasie (dane przetwarzane są do czasu cofnięcia zgody). Mam prawo dostępu do danych, sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo sprzeciwu, prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego lub przeniesienia danych. Administratorem jest ABC sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, ul. Kowalskiego 1. Administrator przetwarza dane zgodnie z Polityką Prywatności.

Wzór zgody RODO – wersja angielska

[ ] I agree to receive the newsletter and commercial information from ABC [*read more]

[*read more] Consent is voluntary. I have the right to withdraw my consent at any time (data are processed until the withdrawal of consent). I have the right to access, rectify, delete or limit processing of the data, the right to object, the right to submit a complaint to the supervisory authority or transfer the data. The administrator is ABC sp. z o.o. located in Warszawa, Poland, ul. Kowalskiego 1. The administrator processes data following the Privacy Policy.

Odpowiednie przygotowanie i stosowanie wzorów zgód marketingowych pomaga minimalizować ryzyko naruszenia przepisów RODO oraz budować zaufanie klientów poprzez transparentne i zgodne z prawem przetwarzanie danych osobowych.

Warto inwestować czas i wysiłek w opracowanie wzorów zgód, które nie tylko spełniają wymogi prawne, ale także odpowiadają na potrzeby klientów i wspierają cele marketingowe firmy.